Dokumente, gemeinsame Arbeit, über Bürogrenzen hinweg

Bei größeren Projekten fallen zigtausende Ein- und Ausgänge an. Jedes dieser Schriftstücke, jeder Plan, jedes Dokument muss bei Bedarf in Sekundenschnelle gefunden und angezeigt und weiterbearbeitbar bzw. verteilbar werden können.

In der PMTools Dokumentenverwaltung wird jedes Dokument umfassend durch Absender-, Empfänger- und Betreffgewerk, durch Verfasser, Datumsangaben, Verteiler und Anlagen beschrieben. Alle Felder stehen für Filter und Sortiervorgänge zur Verfügung.
Der Aufwand für Suchen und Finden gewünschter Schriftstücke lässt sich dadurch enorm senken.

Durch eine speziell programmierte Funktion zwischen der Datenbank und MS-Word wird die Übernahme der in der Datenbank verwalteten Kennwerte in den Briefkopf ermöglicht. Gemeinsam mit den nach Ihren gestalteten Dokumentvorlagen ergibt sich ein Layout als Bürostandard. Die Verbindung mit den Projektbeteiligten, der Gewerkeverwaltung, Themen und Besprechungskreisen in der Erstellung der Dokumente gewährleistet, damit keine wesentliche Information vergessen wird und der Autor sich sofort auf den Inhalt konzentrieren kann.

Briefe, AVs sind sichtbar am Rückzug, spontane E-Mail-Ketten nehmen zu. Wenn wir Verträge, Aufträge, Rechnungen zu den Dokumenten zählen, kommen in großen Projekten einige zehntausende Dokumente zusammen, die im Strukturmodell der Aufbauorganisation sortiert und gefiltert werden können.

AbsenderIn als Quellcode, EmpfängerIn als Zielcode übermitteln die Adressdaten an eine Gewerkeverwaltung, Themen sind ein weiterer Code, der mit diesen einfachen Eingaben auch aus 100.000 Dokumenten schnell die richtigen Dokumente findet.

Sämtliche Dokumente der (aller) Projektbeteiligten, aber auch Mails von außen, werden in chronologischer Reihenfolge (Projekt ID, Gewerke ID des/r ErstellerIn) als pdf eingespielt. Die Erstellung ist zugleich Dokumentation.

Protokolle und Berichte des TaskManagement und der Arbeitsmodule werden ebenso in das DokumentenManagement eingebunden, wie einzelne Briefe mit Verteiler an mehrere EmpfängerInnen. Die Zusammenführung aller Einzelteile zu einer nach allen Kriterien einsetzbaren Suchmaschine kann einen Effizienzgewinn darstellen.

integrierte Projektorganisation

DokumentenManagement ist eine Arbeits+Recherche+Archivplattform für die collaborativen Organisationsarbeit in Bauprojekten. Sie kann einseitig von einem Unternehmen allein eingesetzt werden, wird aber mit jedem/r weiteren NutzerIn effizienter und effektiver. Alle Projektbeteiligten können mit dem gewohnten Werkzeug (.doc) in der gewohnten Umgebung direkt mitarbeiten und die Vorteile der Arbeit mit Strukturen (Gewerke, Themen, eOrdner) voll nutzen.

Der Effizienzgewinn ist auch in kleinen Projekten oder bei kleinen Aufträgen in großen Projekten gleich, jede weitere Anwendung steigert die Routine und spart Einarbeitung und Orientierungsaufwand.

Ziel: schnelle Evidenzhaltung, Recherche und Abwicklung der Korrespondenzen.